Organiser un salon est une excellente occasion de rencontrer de nouveaux clients, de promouvoir votre entreprise, et de stimuler les ventes.
Réussir votre événement… c’est être bien préparé, mettre en place des stratégies efficaces pour attirer les visiteurs, et les convertir en clients potentiels.
Dans cet article, nous allons examiner les cinq meilleures pratiques pour réussir votre événement.
Définir des objectifs clairs
Avant de commencer la planification de votre salon, il est essentiel de définir des objectifs clairs et précis.
Voulez-vous attirer de nouveaux clients ? Renforcer votre image de marque ? Promouvoir de nouveaux produits ? Chaque objectif doit être spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et temporellement défini (SMART).
En ayant des objectifs clairs, vous pouvez concevoir une stratégie cohérente, et aligner toutes vos actions sur ces objectifs.
Pour Nicolas Moreau, Dirigeant et Fondateur d’Affaire d’Idées
« Bien entendu, il ne s’agit pas pour nous de fixer des objectifs à nos clients. En ce qui nous concerne, quand on prépare le salon en amont, nous employons plutôt le terme de méthodes. La première des choses, le client doit savoir pourquoi il vient faire le salon. »
Il poursuit « Savoir si sa présence est conditionnée à faire de la prospection, soit pour accueillir ses clients… «
Enfin Nicolas Moreau ajoute « Le deuxième élément important que le client doit nous définir, c’est comment il imagine vivre sur son stand. Si par exemple, l’entreprise a l’habitude de recevoir avec convivialité. Pour nous, cela peut impliquer la création d’un bar, et d’un espace de réception confortable. Si le salon doit être l’objet de signature de contrats confidentiels, cela nous demande de créer un espace dédié. En fonction des objectifs, nous nous adaptons. »
Nicolas Moreau précise alors le point qui lui paraît le plus important « C’est par exemple ce que nous venons de faire avec tous nos clients lors du salon CFIA, transposer leur communication. Etre très clair sur quel est leur métier, et sur comment nous pouvons afficher leur savoir-faire. Le stand est avant-tout un outil de signalétique. »
Enfin, notre dirigeant conclut « L’objectif ultime qui en découle, c’est quand le visiteur passe devant le stand, il doit être en mesure d’identifier immédiatement les métiers de l’exposant, et ses atouts par rapport à ses concurrents. »
Concevoir un stand attractif
Votre stand est votre vitrine et doit être conçu de manière à attirer l’attention des visiteurs. Il doit être esthétique, cohérent avec votre image de marque et bien organisé.
L’éclairage, la signalisation et les couleurs doivent être bien choisis pour attirer les visiteurs.
Pour Alexis Fournier, designer graphiste chez Affaire d’Idées, la première chose importante pour rendre un stand attractif « C’est de rendre le stand attirant par l’image, et qui peut être de deux natures, soit par des écrans qui présentent des vidéos impactantes, soit par des écritures ou des impressions graphiques simples et efficaces, pour présenter à la fois l’entreprise, et les produits »
Il est également important de créer un espace confortable pour les visiteurs avec des sièges, des échantillons de produits et des dépliants d’information.
Faire la promotion de votre événement
La promotion de votre événement est essentielle pour attirer des visiteurs et générer des prospects.
Utilisez tous les canaux de communication disponibles pour annoncer votre salon : votre site web, les réseaux sociaux, les communiqués de presse, les invitations par courriel et les dépliants imprimés.
N’hésitez pas à solliciter l’aide de partenaires, de sponsors ou d’autres entreprises pour augmenter la visibilité de votre événement.
Pour Laurent Agostini, responsable Grands-Comptes, Marketing et Communication Affaire d’Idées « Instagram est de plus en plus un outil incontournable dans la communication sur une présence salon. Par exemple, le salon CPrint compte 3245 abonnés à sa page, la Paris Retail Week 1587, le CFIA 760, Vapexpo 5545 ou encore le SIRHA plus de 39 000. Selon le type d’événement, intéragir avec l’organisateur, et les autres parties prenantes d’un salon peut drainer des vues supplémentaires, pour des futurs visiteurs ou des contacts qui ne se rendront pas forcément sur le salon, mais auront été touchés par votre communication. C’est un des éléments parmi une stratégie globale de communication, et qu’il faut de plus en plus prendre en compte. »
Prévoir des activités pour engager les visiteurs
Il est important d’engager les visiteurs sur votre stand pour générer des prospects.
Pour cela, prévoyez des activités interactives qui incitent les visiteurs à s’arrêter sur votre stand. Vous pouvez organiser des démonstrations de produits, des jeux concours, des présentations vidéo ou des conférences.
Assurez-vous que ces activités sont pertinentes pour votre public cible et qu’elles correspondent à vos objectifs.
Sur ce thème, Frédéric Cilia, actionnaire de la société Affaire d’idées, engagé auprès des exposants depuis plus de 30 ans explique à ce sujet « L’interactivité et les outils technologiques à déployer sur un stand ne peuvent démarrer qu’une fois que l’on a bien calibré son message. Le coeur de tout l’enjeu d’un événement de communication, c’est le message ! »
Il ajoute à propos du stand « C’est l’occasion d’un salon d’avoir une communication événementielle, pas nécessairement très forte, mais que le salon va pouvoir mettre en surbrillance. »
Pour Frédéric Cilia, à partir de ce message bien posé, on peut inviter le visiteur à vivre une expérience sur le stand, et ce, dans le but de l’engager « Le terme interactivité a souvent été trop galvaudé. L’interactivité n’est pas toujours ou seulement digitale. C’est faire de son visiteur… un acteur. La notion de stand expériencielle devient une réalité »
Il précise les outils pour faire vivre cette expérience « Commençons par l’outil le plus noble, c’est l’humain. Prévoir en quantité suffisante des interlocuteurs de nature soit commerciale, soit technique. Ensuite, prévoir des messages avec de la lisibilité. Par exemple, faire un stand en mettant seulement son nom, et en oubliant la baseline, c’est très difficile. Il faut un nom, un message, un savoir-faire. De là, on peut effectivement rentrer dans l’interactivité. »
Argumentant « Je commence par les hommes, et ensuite, je mets des outils en place : De la réalité augmentée, de la réalité virtuelle, des outils de consultations comme des bornes tactiles, des sols interactifs avec de la vidéo animée, des tables surfaces avec des objets qui dessinent des contenus, et en fonction de l’exposant, on va aller chercher des outils créatifs. »
Frédéric Cilia donne l’exemple d’un client dans l’agro-alimentaire dont le métier consiste à trier des oeufs toute la journée… « On va fabriquer des faux oeufs avec à l’intérieur des lots à gagner. Quand je casse un oeuf, dans le concept de la papilotte chinoise, je donne au visiteur un petit cadeau ou un contact… »
Il y a beaucoup d’autres pistes à exploiter comme créer un personnage animé sur le stand qui va répondre au client. On peut aussi inviter le visiteur à rentrer dans une box à 360 degrés, pour l’immerger complètement dans le monde de notre client exposant. Quand le client a une dominante sonore, on peut aussi imaginer un dispositif qui traite spécifiquement cette particularité.
La dernière chose qui boucle avec le premier point évoqué, la qualité du message, c’est la convivialité.
Etre présent sur un salon, cela suppose que l’équipe de réception a été préparée, briefée sur comment aborder le visiteur avec un process d’accueil bien élaboré.
« Le bar, les petits gâteaux, les boissons ne permettent pas de désaltérer le client, mais de le fixer sur le stand… je vous offre un verre, vous me donnez cinq minutes pour que je vous présente mon offre… »
Suivre les prospects
Enfin, le suivi des prospects est essentiel pour transformer les visiteurs en clients.
Collectez les coordonnées de chaque visiteur intéressé, que ce soit par le biais de cartes de visite, de formulaires d’inscriptions ou de scans de badges.
Envoyez-leur rapidement un courriel de remerciement pour leur visite, et une proposition commerciale personnalisée.
N’hésitez pas à relancer ces prospects après l’événement pour maintenir le contact, et les inciter à acheter.
« Un salon, c’est pour aller à la rencontre de clients ou de potentiels clients. Un salon a deux aspects : Le rendez-vous et la découverte. Dans l’aspect de découverte, on doit se faire beau pour son client. Si on veut communiquer avec le client, il faut effectivement collecter la data, et ensuite la traiter. »
Frédéric Cilia explique « Malheureusement, c’est souvent un sujet qui est mal exécuté. On collecte de la data, mais on ne sait plus ce que le client a demandé. Il faut donc bien se préparer, bien noter les remarques du visiteur. »
Il conclut « On a jamais deux fois l’occasion de faire une première bonne impression. C’est une vérité sur un stand ! »
Affaire d’Idées peut accompagner ses clients exposants par du coaching pour préparer les équipes à la réception des visiteurs, et aussi, dans le suivi, à la fin du salon.
Affaire d’Idées vous accompagne dans la réussite de votre événement
En conclusion, pour réussir votre salon, et recruter un maximum de prospects, vous devez définir des objectifs clairs, concevoir un stand attractif, faire la promotion de votre événement, prévoir des activités engageantes pour les visiteurs, et assurer un suivi efficace des prospects.
En suivant ces cinq meilleures pratiques, vous pouvez maximiser les résultats de votre événement, rencontrer de nouveaux clients potentiels, et augmenter votre chiffre d’affaires.
N’oubliez pas que la clé de la réussite est de mettre l’accent sur l’expérience des visiteurs, de leur offrir une expérience mémorable et pertinente, pour leur permettre de se connecter avec votre entreprise.
Dans tous ces domaines, Affaires D’Idées peut vous accompagner pour réussir au mieux votre projet. Il ne s’agit pas seulement de vous dessiner un stand, le monter et le préparer.
Nous pouvons aussi vous aider à créer sur site des animations (réalité virtuelle ou augmentée pour immerger vos clients dans vos produits et services), et ainsi, rendre leur expérience encore plus impactante.