Participer à un salon professionnel est une occasion unique pour une entreprise de présenter ses produits ou services, de nouer des relations avec des clients potentiels et de renforcer sa marque. Cependant, l’investissement nécessaire peut être conséquent, surtout lorsque l’on prend en compte tous les coûts directs et indirects associés. Il est donc essentiel de comprendre et de planifier ces dépenses de manière détaillée pour maximiser le retour sur investissement.
Un salon et l’ancienne Babylone partagent certaines similitudes frappantes en tant que lieux de vie et de rencontres.
Tout d’abord, tant le salon que Babylone sont des endroits où les individus se réunissent pour échanger des idées, établir des contacts et développer des relations commerciales.
Comme dans l’ancienne Babylone, où des marchands venus des quatre coins du monde se rencontraient pour faire du commerce, le salon rassemble des professionnels de divers secteurs et horizons.
Enfin, tant Babylone que le salon professionnel sont des lieux animés, remplis de bruits, d’activités et d’énergie. Ils sont propices aux rencontres informelles, aux discussions animées et aux opportunités d’affaires.
Ainsi, que ce soit à Babylone ou lors d’un salon professionnel moderne, l’essence de la rencontre humaine et de l’échange commercial reste intacte, faisant de ces lieux des points de convergence uniques dans l’histoire et dans le monde des affaires contemporain.
Participer à un salon, c’est donc souvent l’occasion de rencontrer ses clients, partager une émotion, écouter les besoins, et faire des propositions.
Depuis Babylone, a-t-on vraiment inventer mieux ?
Dans cet article, nous allons décomposer les différents types de coûts qu’un exposant peut rencontrer lors d’un salon professionnel.
Nous explorerons également les facteurs qui peuvent rendre la participation à un salon coûteuse, et nous vous donnerons des conseils pratiques pour identifier les opportunités d’optimisation de votre budget.
Pour ce faire, nous avons interviewé un de nos clients, Marc Romba de la société Fromm pour qu’il nous partage son retour d’expérience.
Enfin, nous vous présenterons Affaire d’idées, notre société spécialisée dans la conception de stands, qui peut vous aider à réaliser votre projet tout en respectant votre budget.
Grâce à notre expérience et notre expertise, nous avons aidé de nombreux clients à concevoir des stands attractifs et efficaces, sans pour autant compromettre leur rentabilité.
Comprendre les coûts d’un exposant sur un salon
Voici les principaux types de coûts auxquels vous devez vous attendre:
Coûts directs :
- Frais de location de l’espace d’exposition : Le coût de l’espace d’exposition est souvent le premier qui vient à l’esprit. Celui-ci varie en fonction de la taille de l’espace nécessaire, de l’emplacement sur le salon, et de l’événement lui-même. Il est important de noter que la taille du stand doit être en adéquation avec vos objectifs et votre capacité à attirer et à gérer le flux de visiteurs. A ce sujet Marc Romba (expert commerce et marketing pour Fromm) explique « La réservation auprès de l’organisation du salon est souvent la partie la plus importante du budget » avant d’ajouter « Grâce à un budget défini à N-1, nous établissons toute une stratégie commerciale « foires & salons », permettant une répartition de cette enveloppe budgétaire le plus souvent en 3 à 4 salons à effectuer sur l’année suivante » En France, difficile de vous donner un prix moyen du mètre carré tant il varie selon les événements, les dates, et les lieux, toutefois, on observe une fourchette de prix entre 100 et 500 euros le mètre carré.
- Coûts de conception et de construction du stand : Ces coûts incluent la conception graphique, la construction physique du stand, les éléments de décoration, l’éclairage, le mobilier, les supports de communication, etc. Il est crucial de travailler avec un prestataire expérimenté, comme Affaire d’idées, qui peut vous aider à optimiser ces coûts, tout en créant un stand attrayant et efficace.
- Frais de transport et d’installation : Il faut prendre en compte les coûts de transport du stand jusqu’au lieu de l’exposition, ainsi que les coûts liés à l’installation et au démontage du stand.
Coûts indirects :
- Coûts de personnel : Cela inclut non seulement les salaires des personnes travaillant sur le stand pendant l’événement, mais aussi leurs frais de déplacement, d’hébergement et de restauration. Il est essentiel de prévoir suffisamment de personnel pour couvrir l’ensemble de l’événement sans surcharger votre équipe.
- Matériel promotionnel : Les brochures, les échantillons de produits, les cadeaux promotionnels et autres matériaux de communication ont également un coût. Il est important de choisir judicieusement ces éléments pour qu’ils soient efficaces tout en restant rentables.
- Marketing et communication autour de l’événement : Cela comprend tout ce qui est nécessaire pour attirer les visiteurs à votre stand, comme les campagnes d’e-mailing, les publicités, les relations publiques, etc.
Coûts imprévus :
Il est également important de prévoir une marge de manœuvre pour les dépenses potentiellement inattendues.
Par exemple, les organisateurs du salon peuvent facturer des frais supplémentaires pour l’électricité, le Wi-Fi, le nettoyage, etc.
Pour Marc Romba, notre client, la répartition des coûts varie surtout selon les salons, et la taille des stands alloués.
Alors que certains expliquent que le budget d’un exposant pourrait se répartir en 25% pour la réservation d’emplacement, 25% pour la construction du stand, 25% pour le marketing, et 25% pour l’ensemble des autres frais.
Le responsable marketing expérimenté en nombre de salons déjà effectués s’inscrit en faux avec cette affirmation.
« Il arrive que sur certains salons, nous ne voulions pas dépasser un total de plus de 10 000 euros de budget avec un espace inférieur à 10m2, et dans ce cas, la réservation d’espace ne pèse pas moins de 50% du budget total »
Cette répartition du budget ne lui semble ni réaliste, ni pertinente. Au contraire, et citant par exemple la semaine de la SITL, il faut plutôt raisonner opportunités de signer de nombreux prospects que répartition du coût du stand au pourcentage près !
Pourquoi exposer sur un salon peut coûter cher ?
Plusieurs facteurs contribuent à cette impression :
- Le coût de location de l’espace d’exposition : Les emplacements premium dans un salon coûtent souvent cher, et il peut être tentant d’opter pour un grand espace pour se démarquer. Autre point souligné par Marc Romba, la dimension du stand peut être dictée par « le volume des machines à exposer » Cependant, il est important de peser le coût de l’espace par rapport à la visibilité et au trafic attendus. Il est toujours intéressant de calculer le ratio nombre de visiteurs sur nombre d’exposants.
- La qualité du stand : Un stand bien conçu et attrayant peut faire une grande différence pour attirer les visiteurs. Cependant, les coûts de conception, de construction et d’aménagement du stand peuvent s’accumuler rapidement. De plus, des éléments supplémentaires comme l’éclairage spécialisé, les écrans vidéo, ou des installations interactives peuvent augmenter significativement le coût. C’est pourquoi faire le choix du modulable par rapport au traditionnel doit vous permettre de faire des économies d’échelles, surtout quand vous pouvez réutiliser un certain nombre d’éléments d’un salon à un autre…
Optimiser le budget : Identifier les opportunités
Maintenir un budget raisonnable tout en assurant une présence marquante sur un salon professionnel peut sembler une tâche ardue. Cependant, il existe plusieurs stratégies pour optimiser vos dépenses.
- Recherche de partenaires ou de sponsors : Partager votre stand avec une autre entreprise (si cela est possible et approprié) peut vous permettre de diviser certains coûts. De même, obtenir des sponsors pour votre stand peut aider à couvrir une partie des dépenses.
- Négociation avec les organisateurs de l’événement : Dans certains cas, vous pourriez être en mesure de négocier les frais de location de l’espace d’exposition. Cela peut être particulièrement vrai si vous êtes un exposant régulier ou si vous réservez votre espace bien à l’avance. Pour Marc Romba, il est surtout important d’évaluer le retour sur investissement d’un salon. Pour FROMM, un salon comme le SITL est incontournable, car le retour sur investissement est plus important. C’est le fruit selon lui du bon travail réalisé en amont par l’organisateur pour assurer aux exposants une bonne qualité et quantité de visiteurs. « Il ne s’agit plus que de réunir les bons ingrédients dont la qualité du stand avec Affaire d’Idées »
- L’importance de l’emplacement du stand : Choisir le bon emplacement peut faire une grande différence. Un emplacement proche de l’entrée ou près des zones de forte affluence peut attirer plus de visiteurs, maximisant ainsi votre retour sur investissement.
- Investir dans un stand de qualité : Il peut être tentant d’économiser sur les coûts de conception et de construction du stand. Cependant, un stand bien conçu et attrayant peut faire une grande différence pour attirer les visiteurs. Investir dans la qualité peut vous aider à obtenir un meilleur retour sur votre investissement. A ce sujet Marc Romba témoigne « Sur un stand, les principaux acteurs rapportant des affaires à l’exposant, ce sont les représentants commerciaux puisqu’ils font les démonstrations et/ou vendent la marque. Quant au standiste, grâce à son travail et à son expertise, il va permettre d’apporter une visibilité, une notoriété, et donc une fidélisation à la marque » Il ajoute « Les retours que nous avons sur la qualité de nos stands est un gage de confiance pour nous, pour de nouveaux prospects, mais aussi pour les clients habituels de notre marque. L’investissement dans un stand peut faire gagner en visibilité, favorisant ainsi un taux de transformation en augmentation »
- Réutilisation et recyclage de matériaux de stand : Au lieu de concevoir un tout nouveau stand pour chaque salon, envisagez de réutiliser et de recycler autant de matériaux que possible. Cela peut inclure les éléments de décoration, les supports de communication, les écrans, etc. C’est justement l’un des axes majeurs de l’offre d’Affaire d’Idées dans sa proposition de valeur.
Affaire d’idées : Votre partenaire pour la conception optimisée de votre stand
Lorsqu’il s’agit de concevoir un stand pour un salon professionnel, travailler avec un partenaire expérimenté peut faire une différence significative, non seulement en termes de qualité du stand, mais aussi en termes d’optimisation du budget. C’est là que notre société Affaire d’idées intervient.
Spécialisée dans la conception de stands, Affaire d’idées a une approche basée sur l’écoute et la compréhension des besoins de ses clients.
Notre équipe d’experts travaille en étroite collaboration avec vous pour créer un stand qui reflète votre marque, attire l’attention des visiteurs, et est conçu de manière optimale en fonction de votre budget.
Voici quelques-unes des façons dont Affaire d’idées peut vous aider à optimiser votre budget de salon :
- Conception de stand sur mesure : En fonction de vos objectifs et de votre budget, Affaire d’idées crée un stand qui maximise votre présence et votre impact sur le salon.
- Utilisation efficace des ressources : Affaire d’idées s’efforce d’utiliser les ressources de manière efficace, en réutilisant et en recyclant les matériaux lorsque cela est possible, et en choisissant des options de conception qui offrent le meilleur rapport qualité-prix.
- Gestion complète du projet : De la conception à l’installation du stand, Affaire d’idées gère tout le processus pour vous, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier. Cela peut aider à réduire les coûts de coordination et à garantir que le projet est réalisé dans les délais et dans les limites du budget.
- Conseil d’experts : L’équipe d’Affaire d’idées peut vous donner des conseils précieux sur la manière de maximiser votre budget de salon, en partageant des astuces et des stratégies éprouvées et acquises grâce à notre expérience dans le domaine.
Lorsqu’il s’agit de réussir sa présence sur un salon, il est important de se rappeler que l’objectif n’est pas seulement de minimiser les coûts, mais surtout de maximiser le retour sur investissement.
Avec un stand bien conçu et une stratégie d’exposition efficace, un salon professionnel peut offrir un excellent retour sur investissement, en termes de visibilité de la marque, de relations avec les clients, de génération de leads, et plus encore.
Pour Marc Romba « Il faut donner envie aux prospects. Si le prospect met un pied sur le stand, c’est 50% du travail qui est déjà réalisé »
En travaillant avec un partenaire expérimenté comme Affaire d’idées, vous pouvez vous assurer que chaque euro dépensé contribue à ces objectifs.